Diferencias al recibir mercancía: del recuento al stock disponible
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Publicado por Jeton Express · JETON EXPRESS SERVICE LIMITED
Un lote puede llegar con menos unidades, una variante distinta o embalajes dañados. Antes de asignarlo a pedidos en España o Portugal, conserva lo esperado, lo observado y la decisión sobre cada cantidad. El objetivo es que compras, almacén y preparación puedan trabajar con el mismo registro.
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ContactarPrepara una referencia común antes de la llegada
Relaciona proveedor, pedido de compra, SKU, variante y unidad de recuento. Confirma los bultos esperados, el contenido declarado por caja y qué revisión se ha acordado. Si el lote llega en varias salidas, conserva qué cantidades corresponden a cada envío.
Una diferencia puede proceder del contenido recibido o de una equivalencia mal definida. Comprueba primero si la cifra describe cajas, artículos o conjuntos y revisa la versión del documento. La guía de unidades, cajas y kits ayuda a organizar esas equivalencias.
Separa lo observado de lo autorizado para preparar
Registra qué se contó, qué se revisó y qué sigue pendiente. Describe daños visibles, variantes distintas o cantidades faltantes con su referencia. Las fotografías, si forman parte del procedimiento acordado, deben relacionarse con el producto y el momento de la revisión; no sustituyen un recuento ni una inspección de funcionamiento.
| Registro operativo propuesto | Qué permite comprobar |
|---|---|
| Cantidad esperada | Lo indicado en el pedido y la versión utilizada |
| Cantidad físicamente observada | Lo que se contó y el alcance de la revisión |
| Cantidad aceptada para preparar | Lo autorizado para el trabajo siguiente |
| Cantidad pendiente de decisión | Lo observado que necesita revisión o instrucciones |
| Cantidad todavía no recibida | Lo pendiente de llegada o aclaración con el proveedor |
Estas categorías son una propuesta para coordinar la operación, no los nombres obligatorios de un sistema. Evita cerrar una diferencia con una actualización genérica que impida saber qué ocurrió.
Comprueba qué significa cada estado en tu plataforma
La documentación de Shopify sobre recepción de transferencias permite registrar acciones diferentes y corregir cantidades procesadas. Su guía de recepción desde un pedido de compra explica que las unidades rechazadas quedan registradas pero no se añaden al disponible.
No traslades automáticamente esos nombres a otro programa o procedimiento. Confirma qué movimiento modifica el stock, dónde lo modifica y quién puede corregirlo. Una unidad presente en el almacén puede seguir pendiente de revisión o de autorización para preparar un pedido.
El anuncio oficial de Shopify del 17 de septiembre de 2026 ofrece un ejemplo de por qué hay que leer las definiciones: en la versión 2026-10 de su API de envíos de inventario, el total recibido incluye cantidades aceptadas, rechazadas y canceladas, incluso unidades canceladas que no llegarán. Este comportamiento específico no convierte ese total en prueba de llegada física ni de stock vendible. Si utilizas una integración, confirma la versión y el desglose que muestra.
Haz visible la diferencia sin inventar una explicación
Como ejemplo propio, un pedido espera 100 artículos. Se cuentan 92; de ellos, 90 quedan autorizados para preparación y 2 pendientes de revisión. Los 8 restantes siguen sin recepción confirmada. Ese registro permite formular tres consultas distintas: la decisión sobre los 2 observados, la situación de los 8 ausentes y los pedidos que pueden prepararse con los 90 autorizados.
El ejemplo no demuestra pérdida, daño interno ni responsabilidad de una parte. Conserva el documento previsto, el recuento, las observaciones y las respuestas del proveedor o transportista. Si una segunda entrega cambia el resultado, registra la corrección y evita volver a sumar unidades que ya estaban contadas.
Acuerda quién decide y cómo se actualiza el siguiente trabajo
Define quién confirma una diferencia, quién autoriza revisión o corrección y quién actualiza el inventario. Si falta un componente de un kit, relaciona la incidencia con los conjuntos afectados. Si hay pedidos reservados, comprueba qué cantidades siguen disponibles para esos pedidos y qué instrucciones necesitan cambiar.
El tratamiento del producto y una posible reclamación son consultas distintas. Los documentos, plazos y compensaciones deben comprobarse en el acuerdo y el servicio concreto. Un registro de diferencias organiza la consulta, pero no aprueba por sí solo una devolución, un reembolso o una reclamación.
Prepara la recepción del próximo lote
Reúne referencias, unidades, bultos previstos, alcance de revisión y contactos para autorizar diferencias. Consulta almacenaje, preaviso de llegada y fulfilment para organizar el relevo.
Puedes consultar con Jeton Express el trabajo de recepción y preparación solicitado. Confirma dirección operativa, recuento, revisión, instrucciones ante diferencias y sistemas que registrarán los movimientos antes de enviar la mercancía.