Etikett, Zollfreigabe und Übernahme: drei Meilensteine
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Nützliches Tracking verbindet das Paket mit physischen Ereignissen jeder Etappe.
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Kontakt- Referenz
- Dokumente
- Übergabe
- Tracking
Welchen Nachweis anfordern
Auftrags-, Paket- oder Chargenreferenz, Etikett, zutreffende Zollfreigabe und Übergabenachweis aufbewahren. Bei Problemen letztes Ereignis samt Uhrzeit und zuständige Partei angeben.
Jede Übergabe dokumentieren
Bestellreferenz mit eingegangenen Paketen, Endmaßen und Chargenmanifest verknüpfen. Abgang aus China, Importabfertigung und Übergabe an den iberischen Transporteur getrennt dokumentieren. Übergebende und empfangende Partei, Datum und Dokumentreferenz festhalten. Bei einem Etikett ohne Trackingereignisse zuerst die physische Übernahme prüfen, bevor ein Verlust angenommen wird.
Ein Etikett ohne Übernahmeereignis
Ist ein Etikett vorhanden, aber noch keine Übernahme sichtbar, sammeln Sie Auftragsreferenz, Packstückkennung und letzten verfügbaren physischen Nachweis. Fragen Sie die organisierende Partei nach dem Empfangsnachweis des Transporteurs mit Datum und Referenz. Ersetzen Sie diesen nicht durch den Zeitpunkt der Etiketterstellung. Notieren Sie die zu bestätigende Etappe und die für das Dokument zuständige Person. Die nächste Anfrage erhält damit einen konkreten Ausgangspunkt, statt lediglich erneut die Trackingnummer zu nennen.
Eine Charge wird zu mehreren Paketen
Wird eine in Iberien eingegangene Charge in einzelne Pakete aufgeteilt, erhalten Sie die Zuordnung zwischen Chargenreferenz und jeder Packstückkennung. Erfassen Sie geplante, vorbereitete und mit Übergabenachweis versehene Mengen. Eine Bestätigung für einen Teil der Charge erklärt die übrigen Pakete nicht automatisch. Benennen Sie bei Abweichungen das betroffene Paket und den letzten dokumentierten Ort. Verbinden Sie Manifest und Übergabeunterlagen mit derselben Operation und bewahren Sie die Zuordnung zu den zugrunde liegenden Bestellungen auf.
Eine Anfrage mit benannter offener Etappe
Bereiten Sie eine Anfrage mit Auftrag, Paket, letztem Ereignis samt Uhrzeit, verfügbarem Dokument und offener Etappe vor. Beispielsweise kann eine Abfertigung dokumentiert sein, während die Übergabe an den nächsten Betreiber noch unbestätigt ist. Fordern Sie diesen konkreten Nachweis bei der zuständigen Partei an. Ordnen Sie Antworten der Fallchronologie zu und markieren Sie neue Nachweise. Ändert sich eine Transportkennung, aktualisieren Sie die Zuordnung, ohne die alte Referenz zu löschen. So folgt die Prüfung den dokumentierten Ereignissen jedes Pakets.